Gepubliceerd op 7 september 2021

Wat is debiteurenbeheer?

Bij o2Factoring zie je met regelmaat het woord ‘debiteurenbeheer’ terugkomen op de website. En dat is ook begrijpelijk, want het is een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. Het team achter o2Factoring betaalt niet alleen binnen 24 uur jouw facturen uit, maar we nemen daarnaast ook het debiteurenbeheer over. Maar wat is debiteurenbeheer? En hoe werkt dit precies?

Debiteuren

Allereerst, wat is een debiteur? Een debiteur is een klant die de factuur nog aan je dient te betalen. Je kunt het debiteurenbeheer ook zien als het najagen van onbetaalde facturen. Het tegenovergestelde van een debiteur is een crediteur, waarbij jij als ondernemer de factuur nog moet afdragen. Zowel de termen debiteuren als crediteuren zullen vaak voorbij komen binnen het ondernemerschap.

Debiteurenbeheer

Binnen je onderneming is het belangrijk om het onderdeel debiteurenbeheer goed ingericht te hebben. Het overgrote deel van faillissementen ontstaat door een merendeel aan debiteur(en) dat de factuur niet terugbetaald. Daarom is het ook zo belangrijk om hier een goed overzicht van te hebben. In grove plannen komen de volgende aspecten aan bod: het monitoren van de betalingstermijn van facturen, het opbellen om de status van je facturen te controleren en het versturen van herinneringen en/of aanmaningen. Iets wat zeker niet onderschat moet worden, want al met al gaat er flink wat tijd in zitten. En dat is zeker het geval als het aantal facturen ook met de tijd toeneemt.

Tips voor debiteurenbeheer

Vandaag geven we het woord aan onze collega Estelle. Estelle is inmiddels enkele jaren werkzaam op de debiteurenadministratie van o2Factoring. Zij voert dan ook dagelijks het debiteurenbeheer uit voor onze klanten. Dankzij jaren aan ervaring heeft Estelle meerdere tips en tricks om het debiteurenbeheer zo effectief mogelijk uit te voeren. Dat zijn onder andere:

• Blijf vriendelijk

Het uiteindelijke doel is dat je iemand wilt helpen. Dit bereik je wel het snelst door vriendelijk te blijven. Je creëert op deze manier een grotere gunfactor en de persoon aan de andere kant van de telefoon is sneller geneigd om je te helpen. “Het heeft geen zin om iemand boos te maken of te irriteren” aldus Estelle. Hiermee bereik je sneller een averechts effect en dat wil je uiteraard voorkomen.

• Niet continue blijven bellen

Dit is een tip met name gericht op grote organisaties. Medewerkers die werkzaam zijn bij de crediteurenadministratie zitten vaak niet te wachten op iemand die dagelijks de status van de facturen nagaat. Vooral bij grotere organisaties dient de factuur langs meerdere personen te gaan. Zo gaat er dan ook meer tijd overheen. De desbetreffende medewerker zal dan vaak hetzelfde antwoord moeten geven.

• Incasso

Je kunt je factuur ter incasso aanbieden als de factuur, na herhaaldelijke pogingen, niet betaald wordt. Voordat je een incassobureau gaat inschakelen kun je het beste vooraf de debiteur inlichten. ‘’Het voelt misschien aan als ‘dreigen’, maar ergens is het heel vriendelijk’’ geeft Estelle aan. Zo zal het niet ineens uit de lucht komen vallen als het incassobureau contact opneemt. En op deze manier geef je je debiteur nog een laatste kans om de betaling te voldoen.

Het debiteurenbeheer uitbesteden

Heb je geen tijd om het debiteurenbeheer uit te voeren? Of wil je deze klus liever zo lang mogelijk uitstellen? Geef deze taak dan uit handen. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door te kiezen voor een geautomatiseerd boekhoudprogramma. Op deze manier voer je je facturen makkelijk in het systeem en het systeem houdt de vervaltermijn in de gaten.

Factoring

Is de vervaldatum niet het enige wat je wilt monitoren? Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van factoring. Met behulp van factoring worden niet alleen je facturen gemonitord, het debiteurenbeheer wordt van je overgenomen en je beschikt over een directe uitbetaling. Dankzij factoring hoef je dus niet langer te wachten op de betalingstermijn. Je hebt binnen enkele uren, na goedkeuring van de aanvraag, het geld op jouw rekening staan en kunt dit ook gelijk gebruiken om je bedrijfsgroei door te zetten. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met het team van o2Factoring.