Niet de ‘zoveelste’ vergadering
Vergaderen tijdens een pandemie? Het is niet de meest voor de hand liggende activiteit. Toch beginnen steeds meer werknemers en ondernemers te zuchten zodra de zoveelste uitnodiging voor een Zoom-meeting in de inbox komt. Op een bepaald moment wordt het scherm niet alleen letterlijk maar ook figuurlijk te tweedimensionaal. Gelukkig bestaat er minstens één congrescentrum dat vergaderarrangementen aanbieden die niet alleen coronaproof zijn maar die ook de meerwaarde van de fysieke ontmoeting centraal weten te stellen.
Laten we eerlijk zijn: als u tot vorig jaar nog makkelijk een zaaltje boekte in een motel aan de snelweg denkt u daar nu wel twee keer over na. Fysiek vergaderen is op het tweede plan beland en grotendeels vervangen door conferencecalls en videosessies. Maar het tweede plan is ook een plan en stemmen en gezichtsuitdrukkingen alleen kunnen onmogelijk de volledige lichaamstaal vervangen, laat staan de ‘wandelgangen’, die ook deel uitmaken van een fysieke vergadering. Docenten die lesgeven via een online verbinding klagen over vermoeidheid, journalisten over de moeilijkheid een diepgaand gesprek te voeren. Blijkbaar ‘praten’ onze lichamen met elkaar op een ander niveau, onder dat van spraak en zicht, en gaat die non-verbale communicatie nu verloren.
Met volle aandacht voor de ander
Maar hoé vergaderen we dan fysiek in pandemische tijden? Misschien gaat het dan niet alleen om de anderhalve meter inrichting van de zaal, om handgel, ventilatie en plexiglasschermen. Misschien gaat het dan – meer dan ooit – om het totaalplaatje. De weinige keren dat je relaties vanuit andere landsdelen treft wil je dat op een ontspannen manier doen, met de volle aandacht voor de ander. Waarom zou je dan samenkomen aan de rand van een drukke snelweg, in een anoniem zaaltje van een dertien-in-een-dozijn motel? Kies liever een congrescentrum op een plek die weliswaar uitstekend bereikbaar is vanuit alle windstreken maar die zich ver van de randstedelijke drukte bevindt, dicht bij een stedelijk centrum maar toch gebouwd in een bij uitstek bosrijk gebied, waar je ‘ avonds uilen hoort roepen in plaats van in de file vastgelopen auto’s nijdig claxonneren.
Verrijkt voelen
De ideale vergaderlocatie biedt u als organisator de mogelijkheid er vóórafgaand en na de bijeenkomst te overnachten. U moet er vóór aanvang en na het vertrek van de meeste gasten met een of meer personen kunnen ontbijten, lunchen of borrelen. Niet alleen de vergaderzalen zelf moeten dus virusveilig zijn, ook de kamers en de horecafacilliteiten. Maar veilig is simpelweg een basisvoorwaarde. Waar het u bij de keuze werkelijk om moet gaan is de sfeer van de locatie: zullen mijn relaties er zich op hun gemak voelen? Nodigt dit congrescentrum uit om de creativiteit te stimuleren? Om ideeën te laten stromen maar ook om frustraties te ventileren en samen naar een oplossing daarvoor te zoeken? Wie na afloop weg rijdt moet niet de indruk hebben gewoon de zoveelste vergadering te hebben meegemaakt maar zich verrijkt voelen, opgelucht, tegelijk uitgerust en vol goede moed om een extra draai te geven aan zijn werk.
Zulke congrescentra in een dergelijke omgeving bestaan. Ze waren er al vóór de pandemie uitbrak en ze zullen erna ook nog bestaan. We hebben ze als bedrijfsleven alleen een tijdlang niet meer kunnen vinden. Hoogste tijd om daar nu weer mee te beginnen, voor ons eigen welbevinden tijdens werktijd maar vooral om de kwaliteit van onze ontmoetingen met collega’s, leveranciers en klanten te verhogen.
Tekst: Jeroen Kuypers
