Hoe een lawyerbot uw contractsproces kan versnellen
Nieuwe technologie maakt het automatisch lezen én reviseren van contracten een fluitje van een cent. Goed nieuws voor juristen, zult u denken, maar wat heb ik als ondernemer daarmee te maken? Het korte antwoord: dit is uw kans om uw contractsproces aanzienlijk te versnellen. Deze zogeheten lawyerbots maken een fundamentele herziening van uw werkwijze mogelijk, met aanzienlijke mogelijkheden tot gevolg. En dat in vijf stappen.
1. Inventariseren
De eerste stap is inventariseren. Op welke plekken komen contracten binnen, wie leest en beoordeelt deze en welke personen tekenen daarop af? En nee, “dat doet de bedrijfsjurist” is niet genoeg. Zeker niet bij standaarddocumenten zoals geheimhoudingscontracten. Ga maar eens na hoe veel van dergelijke documenten in uw contractsmanagementsysteem staan – en vergelijk dat dan met de map Verzonden van uw afdeling Inkoop.
2. Vragen stellen
Na de inventarisatie gaat u alle betrokken partijen vragen stellen. Welke documenten komen het meeste langs, wat doen jullie daarmee en wanneer schakel je de bedrijfsjurist, privacy officer of een andere domeinspecialist in?
Laat u hierbij niet alleen leiden door wat mensen u uitleggen. Vraag vooral om concepten en revisies, en kijk wat men daadwerkelijk teruggezegd heeft.
3. Een playbook samenstellen
Nu wordt het tijd een playbook samen te stellen: een set regels die vastleggen wat acceptabel is. Een ontvanger van geheime informatie zal bijvoorbeeld niet snel een boeteclausule willen accepteren. Leverancier en ontvanger kunnen beiden moeite hebben met langlopende contracten. En een technologiepartner zal geen garanties over de juistheid van een nieuw prototype willen geven. Wat zijn dan de spelregels, en hoe ver mag men gaan?
In de praktijk gaat dit vaak nogal fluïde, de onderhandelaar doet een tegenbod dat redelijk voelt in de situatie, maar dat niet perse hetzelfde is als wat een collega drie maanden eerder bood in een andere deal. Maar waarom zou het ene contract drie jaar mogen duren en het andere slechts twee? Waarom is 250k aansprakelijkheid niet acceptabel bij dat tweede contract? En wanneer is achteraf betalen eigenlijk een probleem? Dit helder krijgen is de kern.
4. De rol van de lawyerbot bepalen
Nu het playbook staat, wordt het tijd de technologie in te zetten. Het reviewen van standaardteksten of ze voldoen aan harde criteria, en anders een vast stappenplan uitvoeren: laat dat nou precies zijn waar computers goed in zijn. En ook nog eens onvermoeibaar, consistent en altijd snel en precies. Het zal dan ook niet verrassen dat de inzet van softwaretechnologie voor contractsreview sterk is toegenomen in de afgelopen jaren. Een Nederlands voorbeeld is Lynn Legal, dat snel en effectief standaardcontracten reviewt.
5. Evalueren en bijstellen
Een nieuw proces als dit zal niet in één keer perfect werken. Daarom is continu evalueren en bijstellen van groot belang. Zeker waar het gaat om de keuzes uit het playbook. Die zijn nogal eens te streng, en er zullen altijd nieuwe situaties opduiken waar niet over is nagedacht. Maar practice makes perfect, zeker als u de eerste periode na ieder contract expliciet een review uitvoert.
