Yuki, mijn administratie is zoeki
Stel je bent ondernemer. En je wilt (of bent) af van je papieren boekhouding. Je boekhouding staat nu online. Ergens. In een boekhoudprogramma. Maar wie is de eigenaar van jouw administratie?
Een lastige vraag, waar niet altijd makkelijk een antwoord op te geven is. Denk eens mee over de volgende case: je bent ondernemer en je wisselt van boekhouder/accountant. Jij werkt met Yuki, maar je nieuwe boekhouder met een ander programma. Ik als Yukiaan van het eerste uur kan het me bijna niet voorstellen, maar stel, je wilt dus overschakelen van Yuki naar een ander programma. Vroeger nam je dan de ordner onder de arm en jij bleef gewoon eigenaar van je eigen administratie.
In de Cloud, uit de Cloud
Maar nu anno 2019: we hebben geen administratie meer in ordners, want alles staat in de Cloud. Toch moet je, volgens artikel 52 AWR, alles zeven jaar bewaren. Maar hoe doe je dat als je in de Cloud werkt en wil switchen van kantoor of software? Hoe andere partijen het doen, weet ik niet. Als Yuki-kantoor kan ik alleen zeggen hoe Yuki het doet. En ik ben het niet eens met hun handelswijze.
Yuki stuurt de ondernemer geen bericht dat het abonnement wordt beëindigd. Dat moet je maar ruiken…. De ondernemer weet van niets, en gaat blij aan het werk met zijn nieuwe administratie- of accountantskantoor. En op een kwade dag heeft hij zijn administratie nodig, ook dat van een half jaar geleden, van toen hij Yuki verliet en overstapte naar een nieuw programma. Ai, dat is een probleem, want die administratie is er niet meer. Dat is weg. Definitief. Heeft Yuki gewist. Want dat moet, volgens de AVG, zeggen ze.
Je bent het haasje
Kun je dat oplossen? Nee. Dat kun je niet. Als de belastingdienst controle komt houden, ben je het haasje. Want die willen dat jij je administratie zeven jaar bewaart (art. 52 AWR). Heb je dat niet? Dan doen ze een reële schatting, waarbij ik als fiscalist durf te zeggen: ‘Ik heb nog nooit een schatting gezien die nadelig is voor de belastingdienst.’ Én je krijgt een flinke boete.
Waarom Yuki dit zo doet, is met niet helemaal duidelijk, want in de AVG staat dat je de documenten ’zo lang als noodzakelijk onder je moet houden’. De zes maanden waar Yuki naar verwijst, die staan nergens.
Waarom de Belastingdienst hier niet gealarmeerd op inspringt, is me wél duidelijk: ik heb het aangekaart bij de belastingdienst. Met een specialist formeel belastingrecht heb ik hier een goed gesprek over gevoerd en wat haar betreft gaat de AWR voor de AVG. Oftewel, belasting gaat voor privacy. Met artikel 52 in de hand kunnen zij elk boefje aanpakken. En ook elke ondernemer die uit onwetendheid heeft gehandeld, en die zijn of haar administratie kwijt is. Helaas. Dit kan als ondernemer je ondergang betekenen. Je bent gewaarschuwd…
Moraal van het verhaal
Ondernemer, als je ergens aan begint, moet je ook weten hoe je het beëindigt. En dat weten de meeste ondernemers (en ook boekhouders en accountants) niet. De ondernemers switchen van boekhoudprogramma’s, zonder te weten wat er met de achterblijvende data gebeurt en zonder te weten dat sommige boekhoudprogramma’s, Yuki in ieder geval, je administratie wissen na een half jaar.
En in één moeite door: mijn advies aan de staatssecretaris is: maak wetgeving waarin we opnemen dat elke administratieve software een inkijkabonnement heeft. Voor de prijs van een ijsje blijft de administratie bewaard en inzichtelijk.
Wel zo veilig en zeker voor de ondernemer!
RON MEIJER (FINANCIEEL COLUMNIST)
Ron Meijer RBc ADROME fiscaal & Blauwe Vrijdag
Telefoon: 0857920074
Mobiel: 0620797115
E-mail: rm@adrome.nl
Website: www.adrome.nl
Adres: Zuiderplein 4 – 6, 8911 AJ LEEUWARDEN
OVER RON
Ron Meijer is zelfstandig belastingadviseur bij Adrome Fiscaal, auteur bij Wolters Kluwer, coach bij Qredits Nederland en lid van Register Belastingadviseurs. Ron’s motto is: “Alles is aftrekbaar, tenzij…”
Ron Meijer, zelfstandig belastingadviseur
