Welke declaratiesoftware moet ik kiezen voor mijn bedrijf?
Declaratiesoftware helpt bij het stroomlijnen van het declaratieproces. Een aantal jaar geleden verliep dit proces nog via papieren, Excel- of Word bestanden. Hierdoor kostte het declaratieproces een hoop tijd.
Tegenwoordig stappen meer en meer bedrijven over op declaratiesoftware. De vaakst voorkomende soort declaratiesoftware wordt gebruikt om onkosten aan te geven bij de werkgever. Deze software wordt doorgaans in pakketten verkocht. In dit blog helpen we jouw bedrijf op weg, om zo de beste declaratiesoftware te kiezen.
Houd rekening met de gebruikers van de declaratiesoftware
In het declaratieproces heeft elke gebruiker zo zijn of haar eigen wensen. Bij het kiezen van de juiste software, is het dan ook belangrijk om deze in gedachten te houden. In het proces kennen we de declarant, de manager, de finance medewerker en het management.
De declarant
Wanneer een medewerker van jouw bedrijf een declaratie handmatig indient, kost dit doorgaans een hoop tijd. Handmatig declareren wordt door werknemers als erg vervelend beschouwd. Bovendien is dit erg foutgevoelig.
Om het vanuit het perspectief van de declarant te bekijken, is het belangrijk om na te denken over de volgende zaken:
– Het gebruiksgemak van het systeem. Heeft het systeem een app en is deze gebruiksvriendelijk? Hoeft er alleen een foto gemaakt te worden, of worden er meerdere stappen doorlopen voordat de declaratie is ingediend?
– Is scan en herken geïntegreerd in het systeem? Bij vele software aanbieders leest deze techniek gegevens zoals het bonnummer, het totaalbedrag en de verkoper automatisch af. Dit scheelt een hoop tijd en overtypwerk.
De manager
Declaraties handmatig accorderen kost ook managers zeeën aan tijd. Van managers wordt namelijk geacht dat zij elke declaratie handmatig bekijken en goedkeuren.
Declaratiesoftware biedt hier een uitkomst. Het verbetert namelijk het volgende:
– Managers kunnen op elk moment van de dag bonnen accorderen. In de software zien ze een overzicht van de te accorderen of voltooide bonnen. Daarnaast zien ze per bon of deze legitiem is, waarbij de desbetreffende bon gelijk op het scherm verschijnt.
– Mocht er informatie ontbreken, dan stuurt de manager de desbetreffende declarant een bericht via het systeem. Mocht de declaratie vertraging oplopen, dan is de declarant hiervan op de hoogte.
De finance medewerker
Het handmatige werk van financieel medewerkers wordt in de afgelopen jaren flink afgebouwd. Hierdoor blijft er tijd over voor bijvoorbeeld prognosticeren en rapportages.
Goede declaratiesoftware helpt dan ook bij het afbouwen van de manuele handelingen:
– Scan en herken bespaart enorm veel verwerkingstijd.
– Vrijwel alle beschikbare software biedt de mogelijkheid om gegevens te exporteren naar het boekhoudpakket. De gangbare formaten zijn hierbij CSV, XML (UBL) en Excel.
– Sommige declaratiesoftware pakketten gaan nog een stapje verder. Deze kunnen namelijk gekoppeld worden aan de boekhoudsoftware.
Het management
In het traditionele declaratiesysteem had het management nauwelijks inzicht in het proces. Dit was ook nauwelijks mogelijk, omdat het declaratieproces doorgaans geen overzicht bood.
Goede declaratiesoftware kan het management helpen met het volgende:
– Inzicht in declaraties per gebruiker of afdeling.
– Controle van het gehele proces, of specifieke declaraties. Bij declaratiesoftware wordt namelijk vaak gewerkt met een rechtensysteem. Wanneer het management alle rechten krijgt, kunnen zij altijd alle declaraties overzien. Bovendien is het altijd inzichtelijk wie goedkeuring heeft gegeven op welk moment.
Kies software die je kunt koppelen aan jouw boekhoudpakket
Het belangrijkste is, dat je de declaratiesoftware kunt koppelen aan je bestaande software. Door de systemen te koppelen, komen de declaratiegegevens namelijk automatisch terecht in het ERP- of boekhoudpakket.
Zoek je een declaratiesoftware die aan al deze voorwaarden voldoet? Neem dan eens een kijkje op de website van Klippa. Dit declaratiesysteem maakt het gehele proces overzichtelijk en eenvoudig.
Declaraties kunnen ingediend worden via het internet, de mail of de mobiele app. Dankzij de koppeling met bekende ERP- en boekhoudpakketten zoals AFAS, SAP en Twinfield worden de declaratiegegevens automatisch ingeladen in jouw huidige software.
