Investeren in ERP: waarom zou je dat doen?
Binnen het bedrijfsleven maken veel bedrijven gebruik van ERP. Vooral handelsbedrijven lijken niet zonder deze software te kunnen. Dat het zo in de smaak valt, komt onder meer omdat de software de interne bedrijfsprocessen verbindt. Met als gevolg dat de productiviteit omhoog gaat en de kans op fouten wordt verkleind.
ERP is een afkorting van Enterprise Resource Planning. Vrij vertaald helpt de software bij het automatiseren van de dagelijkse werkzaamheden. Zo kun je het inzetten om de facturatie, de betalingen en de boekhouding te stroomlijnen. Naast het gemak dat dit biedt, bespaart dit vele werkuren. En afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kan het zelfs medewerkers uitsparen.
Een ERP gaat verder dan alleen de boekhouding. Het komt echt tot zijn recht als ook processen als orderverwerking en voorraadbeheer van toepassing zijn. De software kan je onder meer vertellen wat de hardlopers zijn, hoe het met de marge zit en wat de gemiddelde doorloopsnelheid is van artikelen, zodat je nieuwe producten tijdig kunt inkopen.
Wat zijn de belangrijkste voordelen?
Naast het feit dat het prettiger werkt in een organisatie waar de bedrijfsprocessen op orde zijn, kan ERP-software helpen om de kosten te drukken. Wanneer je geen ERP hebt, is de kans namelijk groot dat je met verschillende programma’s werkt. Denk bijvoorbeeld aan een systeem (of Excel-sheet) voor je boekhouding, de voorraad en de (webshop)orders.
Elke keer dat je tussen de systemen moet schakelen, kost dit je extra tijd. Bovendien is het helemaal niet gezegd dat de verschillende programma’s goed op elkaar aansluiten. Werk je met een ERP-systeem, dan hoeven de gegevens slechts eenmalig worden ingevoerd. Zo kan een ingevoerde bestelling meteen door het ERP-systeem worden verwerkt tot een inkooporder, waarna dit automatisch administratief wordt afgehandeld.
En omdat de software is ontworpen om informatie te delen, kun je ervoor kiezen om het te koppelen met andere systemen, zoals CRM-software. Hierdoor weet je meer over je klanten, waardoor je hen een nog betere (en eventueel persoonlijke) service kunt bieden.
Voor wie is ERP geschikt?
In theorie heeft elk bedrijf – groot én klein – voordeel van een ERP-systeem. In de praktijk zie je dat startende en kleine ondernemingen vaak even wachten met deze investering, aangezien hun bedrijfsprocessen nog vrij overzichtelijk zijn. Op het moment dat de onderneming groeit, worden vaak de eerste automatiseringsslagen doorgevoerd.
Dit lijkt een logische redenatie, maar ERP is ook heel geschikt voor kleine, startende handelaren. Het fijne van ERP is namelijk dat het modulair is opgebouwd, waardoor je niet meteen het hele bedrijf hoeft te automatiseren. Zo kun je beginnen met een financiële module, die je later bijvoorbeeld aanvult met order-, relatie- en voorraadbeheer. Een bijkomend voordeel is dat je niet meteen heel veel informatie hoeft in te vullen. Daarnaast kun je de software laten meegroeien met je bedrijf.
ERP-systeem kiezen: waar moet je op letten?
Wanneer je even rondkijkt op het internet zie je dat er talloze aanbieders zijn van ERP-systemen. Maar voordat je een leverancier kiest, moet je eerst bepalen of je ERP wilt die je zelf op de computer installeert (een stand-alone oplossing) of dat je gaat voor Software as a Service (SaaS-oplossing).
Kenmerkend voor een SaaS-oplossing is dat de software zich in de cloud bevindt, waardoor je niet locatie-afhankelijk bent om toegang te krijgen tot de informatie. Hierbij maakt het niet uit of je op een vaste computer werkt of via je telefoon de gegevens opvraagt. Stel dat je ‘s avonds vanaf de bank even snel een order wilt controleren, dan is dat zo gebeurd.
En wil je – in de toekomst – andere systemen koppelen met de ERP-software, dan is dat met een SaaS-oplossing ook veel makkelijker. Een andere belangrijke reden waarom ondernemers graag voor SaaS gaan, is omdat je zelf niet verantwoordelijk bent voor het onderhoud. Daarnaast is de software in deze vorm schaalbaar.
Kijk je naar de prijs, dan zijn de instapkosten van SaaS veel lager. Want in tegenstelling tot een stand-alone oplossing hoef je geen hardware aan te schaffen en licentiekosten te betalen. Ook extra serverruimte is niet van toepassing. Waar je wel rekening mee moet houden, zijn de maandelijkse kosten van de SaaS-oplossing aangezien dit altijd wordt aangeboden op abonnementsbasis.
Ben je benieuwd wat ERP-software voor jouw bedrijf kan betekenen? Klik dan hier
