Hoe maak en verstuur je een betalingsherinnering?
Je hebt een product of dienst geleverd aan een nieuwe opdrachtgever. De factuur is tijdig verstuurd en voorzien van alle correcte gegevens. Maar de betaling blijft echter uit terwijl de betalingstermijn is verlopen, wat nu? Het belangrijkste is dat je niet vergeet om een betalingsherinnering te maken en te versturen. Zo herinner je je opdrachtgever eraan dat er nog facturen openstaan. In dit artikel richten we ons op enkele tips m.b.t. het maken en versturen van een betalingsherinnering.
De betalingstermijn
Ten eerste is het goed om na te gaan of je in je overeenkomst een andere betalingstermijn hebt afgesproken die afwijkt van de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Via deze weg kun je zo voorkomen dat je onnodig contact opneemt met de opdrachtgever, of debiteur te noemen, over uitblijvende betaling van facturen. In onze andere blog kun je meer informatie lezen over de wettelijke betalingstermijn van je facturen.
Telefonisch contact
De betalingstermijn is vastgesteld en gecontroleerd. De betaling blijft echter uit ook na de afgesproken termijn. Je kunt dan het beste gelijk telefonisch contact opnemen om hier op te attenderen. Tijdens dit gesprek hoef je nog niet gelijk fel uit de hoek te komen, maar voldoet het vragen naar de betaling en wanneer dit gaat plaatsvinden. Meedenken wordt in de praktijk vaak gewaardeerd. Luister naar de reden van de openstaande factuur en maak een duidelijke afspraak voor een nieuwe datum. Indien de debiteur aangeeft betalingsproblemen te hebben kun je ook een betalingsregeling afspreken.
Concrete afspraken
Vaak is telefonisch contact al voldoende om de factuur betaald te krijgen. Zeker in het geval van een achterstallige factuur. Het is wel belangrijk om te waken voor smoesjes en onduidelijke beloftes. Ga niet mee in reacties waarbij aangegeven wordt te betalen, zonder concrete datum. Je wilt dat het duidelijk is, voor zowel de debiteur als jezelf. Laat de betaling niet langer op zich wachten en spreek een concrete datum af. Noteer deze en volg de afspraak ook op.
Digitale herinnering per e-mail
Iedere ondernemer is anders en wellicht vind je het lastig om debiteuren te bellen aangaande openstaande facturen. Gesprekken over geld kunnen een gevoelige snaar raken. Daarnaast wil je in de toekomst ook meer opdrachten aannemen en een sterke zakenrelatie tot stand brengen. Dan kun je bijvoorbeeld een digitale herinnering per e-mail versturen. Houd de boodschap kort en bondig en probeer tot een betaling te komen.
Niet meerdere betalingsherinneringen vermelden
Uit onze ervaring blijkt dat het vermelden van een 1e of 2e betalingsherinnering in de praktijk leidt tot verder uitblijven van betaling. Het geeft een duidelijk signaal naar de debiteur dat meerdere betalingsherinneringen zullen volgen. Dat kan reden tot afwachten geven en dat wil je uiteraard voorkomen.
Kernpunten
Op de betalingsherinnering dien je meerdere aspecten te benoemen. Op de factuur moeten onderstaande kernpunten benoemd worden:
- Refereer naar de onbetaalde factuur, inclusief datum en factuurnummer
- Vermeldt het desbetreffende rekeningnummer waarnaar moet worden overgemaakt
- Vermeldt uiteraard het openstaande bedrag
- En benoem een duidelijke betalingstermijn
Wil je het maken en versturen van een betalingsherinnering liever uitbesteden?
Bij o2Factoring bieden we je een alternatief aan voor het handmatig versturen van betalingsherinneringen. Dit zit zelfs inbegrepen in onze dienstverlening. Je kunt je facturen bij ons laten voorfinancieren en we nemen als bijkomend voordeel het debiteurenbeheer en faillissementsrisico van je over. Daarnaast zorgen we ervoor dat de betaling van je facturen binnen 24 uur op je rekening staat. Zo hoef je je niet langer zorgen te maken over openstaande facturen.
