Boost het corporate immuunsysteem: negen tips om straks uit de startblokken te schieten
Door: Judith Schröder, Monique Hennekens en Geeke Hissink – van Hekkelman advocaten en notarissen
Als je noodgedwongen een beroep moet doen op steunmaatregelen van de overheid moet je daarvoor nu én later gegevens aanleveren. Maar ook in andere gevallen, is corporate hygiëne van belang.
Voor investeerders en overnamepartijen is jouw bedrijf namelijk aantrekkelijker als de juridische huishouding op orde is. Dat beperkt ook het risico op bestuurdersaansprakelijkheid. Verkies de corporate housekeeping boven het opruimen van de garage. Het loont in alle gevallen.
Buiten winnen is, ook voor ondernemers, binnen beginnen. Wij geven je negen tips om je corporate immuunsysteem te boosten.
1. Updaten inschrijving Handelsregister
Het lijkt zo simpel, een juiste inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Maar de praktijk wijst uit dat inschrijvingen in het Handelsregister van de KvK zelden up-to-date zijn. Een onjuiste inschrijving kwalificeert als economisch delict. Ieder van de bestuurders is hiervoor verantwoordelijk.
Orde op zaken
Het handelsverkeer mag vertrouwen op de juistheid van de inschrijving in het handelsregister. Als uitgetreden functionarissen, waaronder ook gevolmachtigden, niet uitgeschreven worden, kunnen ze de rechtspersoon nog rechtsgeldig binden. Hetgeen uiteraard niet de bedoeling is.
Derdenbescherming werkt ook de andere kant op. Uitgetreden functionarissen (bestuurders, commissarissen, vennoten bij een VOF of CV) moeten ook daadwerkelijk uitgeschreven zijn om niet meer als zodanig aansprakelijk te zijn.
Een teruggetreden statutair bestuurder van een BV, die dat niet had doorgegeven aan het Handelsregister, ondervond dat aan den lijve. De rechter wees de vordering van een onbetaald gelaten schuldeiser wegens bestuurdersaansprakelijkheid toe, omdat die schuldeiser niet kon weten dat de bestuurder afgetreden was.
Vergeet ook niet om een oud telefoonnummer, oude handelsnaam of onjuist e-mailadres te wijzigen. Dat bevordert ook de vindbaarheid. Via deze link kun je wijzigingen doorgeven bij de KvK.
2. Statuten / aandeelhoudersovereenkomst
Zijn de statuten al aangepast na de in 2012 ingevoerde Flex-BV? Alleen als het in de statuten is bepaald kan vanaf dat moment via een elektronisch communicatiemiddel worden gestemd in een algemene vergadering van aandeelhouders (NV/BV) of ledenvergadering (coöperatieve vereniging). Onmisbaar in deze tijden waarin fysieke vergaderingen niet mogelijk zijn.
Is de statutaire doelomschrijving nog actueel? Financiers vragen vaak garanties van het bestuur dat de financiering valt binnen de doelomschrijving.
Handel je in de praktijk naar de statuten en aandeelhoudersovereenkomst? Heb je een aandeelhoudersovereenkomst gesloten als meerdere aandeelhouders bij je onderneming zijn? In deze bijdrage lees je over de tien meest gestelde vragen over aandeelhoudersovereenkomsten.
Zijn er twee aandeelhouders met ieder 50% of is er op een andere manier de 50/50 aandelenverhouding? Als een aandeelhoudersovereenkomst in dat geval ontbreekt, spreek in ieder geval af hoe impasses kunnen worden doorbroken. Voor een gang naar de rechter bij een aandeelhoudersconflict ben je al gauw een middenklasse auto aan juridische kosten kwijt. Er zijn veel opties, waaronder bindend advies.
Vraag je verder af of de aandelenverhoudingen gewijzigd zijn sinds de laatste statutenwijziging Kloppen de meerderheden dan nog? En geldt dat ook voor de aandeelhoudersovereenkomst?
3. Vastlegging besluitvorming en schriftelijkheidseis besluiten enig aandeelhouder
Wat is er statutair geregeld over besluitvorming en de vastlegging daarvan? De wet bepaalt dat het bestuur van de genomen besluiten aantekeningen houdt, die bij de vennootschap ter inzage liggen. Overtreding hiervan is een economisch delict. Voldoet jouw bedrijf hieraan? Een overnamekandidaat stelt die vragen ook, en vraagt hiervoor garanties.
Dechargebesluiten vastleggen
Liggen dechargebesluiten vast? Bij aandeelhouders die niet tevens bestuurders zijn moet hiervoor een apart aandeelhoudersbesluit worden genomen. Vaststelling van de jaarrekening volstaat niet meer.
Wanneer alle aandeelhouders tevens bestuurders (de directie) zijn, geldt het opmaken van de jaarrekening als vaststelling. Tenzij dit statutair is uitgesloten. Die statutaire uitsluiting is vaak wel gewenst. Is die opgenomen in de statuten?
Is er een notulenboek van de vergaderingen en zo nee, waar zijn de notulen van bestuurders- en aandeelhoudersvergaderingen dan te vinden? Leg een digitaal mapje aan, zorg ook voor ondertekening, met een datum.
Wettelijk schriftelijkheidsvereiste
Indien je enig aandeelhouder bent, geldt bovendien een wettelijk schriftelijkheidsvereiste voor handelingen met de vennootschap. Denk hierbij bijvoorbeeld aan rekening-courant overeenkomsten en management overeenkomsten.
Dit is ter bescherming van schuldeisers. Als dit niet goed geregeld is, loop je grotere kans op aansprakelijkheid en is het makkelijk scoren voor een curator. Herstel eventuele omissie zo goed mogelijk.
4. Leg een contractenregister aan
Contracten worden vaak niet centraal beheerd, waardoor vaak het totaaloverzicht ontbreekt en onnodig kosten worden gemaakt. Bijvoorbeeld door te late opzegging van een contract.
Als bestuurder dien je op de hoogte te zijn van alle rechten en verplichtingen van het bedrijf en rust een boekhoud- en administratieplicht op je. Hoe de boekhouding en administratie eruitziet is afhankelijk van de omvang van je bedrijf. De een kan volstaan met een Excel, de ander heeft een compleet softwarepakket nodig.
Verzamel alle contracten en leg een digitaal contractenregister aan met daarin looptijd, opzegtermijn en essentiële afspraken. Agendeer het contract aan het einde van de looptijd voor evaluatie. En vergeet natuurlijk niet nieuwe contracten toe te voegen. Incorporeer het register in je bedrijfsprocessen. Voeg ook aanverwante zaken toe, zoals vergunningen of verplichtingen waar een termijn aan is verbonden.
5. Opmaken jaarrekening en liquiditeitsbegroting
Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet de directie de jaarrekening opmaken. Deze termijn kan door de algemene vergadering worden verlengd voor de duur van vijf maanden. Leg dit besluit vast.
Ondernemers hebben veel steun aan een meerjaren(liquiditeits)begroting, op detailniveau. Een grootboek/ soort uitgave die jaarlijks kan worden bijgesteld. Hierdoor kan, in tijden van crisis, met een stofkam door de kosten worden gegaan.
Mogelijk nodig in de coronacrisis
Als je gebruik wil maken van de overheids- of bankfaciliteiten in het kader van steunmaatregelen in de coronacrisis, zal vaak een opgemaakte jaarrekening en mogelijk ook een (meerjaren) liquiditeitsbegroting worden gevraagd. Reden temeer om haast te betrachten met het opstellen daarvan.
6. Houd algemene voorwaarden en offertes tegen het licht
Wanneer heb je voor het laatst je algemene voorwaarden onder ogen gehad? Stof ze af en lees ze opnieuw met een kritische blik.
Gaat je aansprakelijkheidsbeperking wel ver genoeg? Is er een bepaling over overmacht wegens overheidsmaatregelen en epidemieën opgenomen? En, het allerbelangrijkste: is goed in je bedrijfsproces ingeregeld dat je de eerste partij bent die naar zijn algemene voorwaarden verwijst?
First shot theorie
De Hoge Raad bevestigde onlangs nog eens heel duidelijk haar first shot theorie. Dat betekent dat de algemene voorwaarden gelden van de partij die deze als eerste van toepassing verklaart. Tenzij de andere partij expliciet die voorwaarden afwijst en de eigen algemene voorwaarden van toepassing verklaart.
Het in algemene bewoordingen afwijzen van de voorwaarden van je handelspartner is onvoldoende. Essentieel is dus dat de algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing worden verklaard én de voorwaarden van de ander expliciet worden afgewezen.
Afhankelijk van soort bedrijf en de risico’s
De inhoud van je voorwaarden hangen sterk af van het soort bedrijf en de risico’s die je zelf hebt geïnventariseerd. Bekijk ook de algemene voorwaarden van je belangrijkste handelspartner om te bekijken welke risico’s daarin bij jouw bedrijf worden gelegd.
7. Verzekeringspolissen
Welke verzekeringspolissen lopen er? En dekken deze alle bedrijfsrisico’s? Is de verzekeraar op de hoogte gesteld van de uitbreiding van je bedrijfsactiviteiten of andere belangrijke wijzigingen? Dat ben je verplicht op grond van de polisvoorwaarden, anders loop je het risico dat het buiten de dekking valt.
Zijn de verzekerde bedragen nog voldoende? Zijn je primaire bedrijfsprocessen afhankelijk van IT-systemen? Zo ja, ga dan na of je verzekerd bent tegen cyberrisico’s.
8. De ondernemer als werkgever
Behalve ondernemer, ben je ook werkgever. In de huidige tijd loopt (preventief) verzuim mogelijk fors op en is meer flexibiliteit vereist omdat mensen willen of moeten thuiswerken. Daarnaast hebben werknemers behoefte aan duidelijkheid over wat van hen verlangd wordt en wat is geoorloofd is. Mede gelet op eventuele privéomstandigheden (kinderen thuis, gezinsleden in zorg). Het is daarom belangrijk om inzicht te krijgen in welke spelregels gelden.
Hanteer je een verzuimprotocol? Welke regels gelden voor je flexibele schil en met betrekking tot vakantie en verlof? Geldt er een thuiswerkreglement, of een gebruikersovereenkomst voor een verstrekte laptop, smartphone en/of tablet? En daarnaast is het belangrijk om te weten of de spelregels voldoende toegesneden zijn op de huidige uitdagingen, en voor zover dit niet het geval is, welke afspraken je nog zou willen wil maken. Voor nu en later.
Het loont tot slot om de geldende reglementen en eventuele aanvullende afspraken in de komende periode actief onder de aandacht van je werknemers te brengen. Ook om je werknemers de gewenste duidelijkheid te bieden, of houvast.
9. Privacy compliance
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is nu bijna twee jaar van kracht en de Autoriteit Persoonsgegevens is begonnen met meer te handhaven. Het eerste jaar van de AVG heeft de Autoriteit Persoonsgegevens vooral organisaties geïnformeerd over hoe zij de AVG moeten inbedden in hun processen en nu wordt ervan uitgegaan dat dit ook is gebeurd.
Stel jezelf deze vragen over privacy
Heb je een verwerkingsregister opgesteld en houd je deze ook bij als je nieuwe systemen gaat gebruiken of andere gegevens gaat verwerken van je klanten? Heb je een goede privacyverklaring op je website staan die ook klopt met hoe je in je onderneming omgaat met de gegevens van je klanten? Is die makkelijk te vinden?
Weet je wat je moet doen als een klant een inzageverzoek doet of vraagt om zijn gegevens te wissen? Hoe staat het met de beveiliging van de persoonsgegevens die je onderneming verwerkt? Juist als vanuit huis wordt gewerkt is het extra belangrijk dat die gegevens adequaat zijn beveiligd.
Heb je nog geen datalek gemeld? Pas dan op voor boetes, want de Autoriteit Persoonsgegevens controleert juist op ondernemingen die nog geen melding hebben gedaan. Heb je een datalekprocedure? Zorg dan dat die nog eens bij iedereen binnen je onderneming onder de aandacht wordt gebracht.
Maak je gebruik van cameratoezicht? Dan gelden diverse regels om de privacy van de personen die worden gefilmd te beschermen. Ga na of je daaraan voldoet. Wil je checken of je personeel wel aan het werk is door het controleren van inlogtijden, e-mails of met cameratoezicht, dan zijn protocollen essentieel. Personeel controleren mag namelijk niet als je personeel niet weet dat dit mogelijk is. Check daarom of er een camera- of e-mail en internetprotocol is en of die voldoet aan de AVG.
Persoonsgegevens tijdens de coronacrisis
De Autoriteit Persoonsgegevens heeft aangegeven bedrijven tijdens de coronacrisis ruimte te geven om zich te concentreren op de bestrijding van het virus en meer tijd te geven om te reageren als ze vragen hebben over hoe je omgaat met persoonsgegevens.
Heb je tijd (over), dan is dit een goed moment om de wijze van omgang met persoonsgegevens binnen je onderneming tegen het licht te houden. Een mogelijke overnamekandidaat stelt die vragen en vraagt hiervoor garanties. En ook je klanten en personeel vinden het steeds belangrijker dat je zorgvuldig met hun gegevens om gaat.
Klanten én partners hebben meer vertrouwen in een onderneming die privacy serieus neemt.
Vragen?
Bij bedrijven die geen in house counsel hebben, versloffen bovenstaande zaken vaak. Het is om uiteenlopende reden raadzaam deze punten goed te borgen. In zwaar weer om aansprakelijkheid te beperken én om in betere tijden goed uit de startblokken te schieten.
Heb je vragen over corporate housekeeping en wat je zelf kan doen het immuunsysteem van je onderneming op peil te houden? Neem dan contact op met Judith Schröder.
Heb je specifieke vragen over privacy compliance? Neem dan contact op met Monique Hennekens. Of heb je arbeidsrechtelijke vragen? Neem dan contact op met Geeke Hissink. Tevens zullen de collega’s van arbeidsrecht in een extra blog aandacht besteden aan de ondernemer als werkgever.
Hekkelman advocaten en notarissen houdt je op de hoogte
De komende periode zullen de advocaten van Hekkelman hun kennis delen inzake de juridische gevolgen van het coronavirus. Alle blogs en publicaties zullen worden verzameld op deze pagina.
Wil je direct alle blogs in je mailbox? Meld je dan aan voor de blogupdates!
