Bijna zomer! Wees extra alert op fraude en kijk eens kritisch naar je interne organisatie
Dat de zomer een periode is waarin je extra moet oppassen voor fraudeurs van buiten is bij de meeste ondernemers wel bekend. Maar dat dit ook een goed moment is om naar je interne organisatie te kijken, dat is minder bekend.
De zon schijnt eindelijk en we mogen dit jaar weer op vakantie, Europa kleurt langzaam steeds geler. Na het verloren jaar snakken de meeste mensen ernaar om er weer op uit te kunnen. Ook uw eigen medewerkers zullen hun posten tijdelijk verlaten om van de zon te genieten. Misschien u zelf ook wel. In de vakbladen zijn, zoals elk jaar rond deze tijd, de waarschuwingen te lezen over fraudeurs die misbruik maken van jouw bedrijfsgegevens, CEO-fraude en factuurfraude. Het zijn allemaal voorbeelden van ellende die ook jou kunnen overkomen. Maar waarom juist nu? Omdat je organisatie minder weerbaar is. Vaste poortwachters zijn op vakantie en het management is beperkt bereikbaar. Ga jij de CFO op zijn vakantie op Ibiza bellen om te vragen of die spoedbetalingsverzoek mail wel echt is? Hij heeft toch al genoeg aan zijn hoofd gehad dit jaar.
Dit jaar zien we ook een sterke toename van gijzelsoftware in het MKB-segment. Net als bij de CEO-fraude hebben hackers zich maanden geleden al toegang verschaft tot de systemen. Herinner je je dat mailtje nog met die Zoom link die niet werkte? Niet voor jou althans… De hackers wachten al maanden op dit moment, waarop de halve directie en ICT-afdeling met vakantie zijn. De chaos die ze creëren door nu opeens alle systemen te gijzelen is vele malen groter. Geen fijne, maar wel bekende voorbeelden. Heeft u er bij het accorderen van de vakantieaanvragen rekening mee gehouden dat er altijd voldoende ervaring aanwezig is om dat soort scenario’s voor te zijn?
Deze komende vakantieperiode is ook een geschikt moment om je interne organisatie onder de loep te nemen. Je gaat ervan uit dat je je eigen medewerkers kan vertrouwen, maar helaas blijkt nog steeds vaak in onze fraudeonderzoeken dat er interne betrokkenheid was bij een incident. Er zijn een aantal signalen om op te letten in deze tijd:
- Neemt een bepaalde medewerker nooit langer dan bijvoorbeeld 3 dagen achter elkaar vrij? Daar kan natuurlijk een goede reden achter zitten. Maar frauderende medewerkers laten niet zo graag hun werkzaamheden onbeheerd achter. Toch vervelend als die goederen die je voor jezelf op kosten van jouw werkgever hebt besteld net tijdens je vakantie op het zakenadres geleverd worden. Of dat je collega die jouw inkoopfacturen fiatteert opeens allerlei vreemde facturen in je reeds goedgekeurde stroom ziet staan;
- Terug naar het eerdere voorbeeld van het pakketje of de gefiatteerde facturen. Stel dat een vakantiekracht of plaatsvervangende vaste collega onregelmatigheden signaleert in de werkzaamheden van een medewerker met verlof, dan zou het toch vervelend zijn wanneer ze dit voor zich houden. Stimuleer (ingehuurde) medewerkers daarom extra om bijzonderheden altijd te bespreken;
- De terrassen zijn weer open, de festivals beginnen weer te draaien en de bbq’s met grote groepen vrienden voor een televisiescherm mogen weer. En dan zal je net zien dat jij een avonddienst moet draaien. De verleidingen nemen aankomende weken enorm toe en dat betekent dat je medewerkers eerder geneigd zijn om een paar uurtjes eerder te stoppen om dat ene feestje niet te hoeven missen. Wees dus scherp op de correcte registratie van de uren.
Houd je oren en ogen dus extra open tijdens deze bijzondere zomer. En mocht je signalen zien, bedenk dan dat het belangrijk is om met je medewerker(s) de dialoog aan te gaan en niet meteen van het ergste uit te gaan. Er kan een hele goede reden zitten achter een opvallende handeling. Een deel van onze vooronderzoeken hebben als resultaat dat er geen fraude, maar een ander probleem aanwezig is waar de medewerker eigenlijk hulp bij nodig heeft. Wees dus scherp, maar bovenal: Geniet van de zomer!
Geschreven door Dirk Rozendaal, onderzoeker fraude & integriteit bij Hoffmann
